1. Общие положения
1.1. Политика описывает, как сведения будут добавлены в ближайшее время (далее - Оператор) обрабатывает и защищает персональные данные в сервисе Tablinum на сайте tablinum.ru (далее - Сервис). Политика опубликована по статье 18.1 части 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - 152-ФЗ) вместе со сведениями о том, как Оператор защищает данные (раздел 9).
1.2. Слова «персональные данные», «обработка», «оператор» и другие понимаются так, как в статье 3 152-ФЗ.
1.3. Оператор: сведения будут добавлены в ближайшее время. Адрес: сведения будут добавлены в ближайшее время. Email для обращений и запросов о персональных данных: support@tablinum.ru.
1.4. Политика составлена на русском языке. Перевод на английский язык дан для удобства; если тексты расходятся, действует русский.
2. Чьи данные и в какой роли
2.1. Пользователи Сервиса: участники комнат, администраторы комнат, администраторы платформы. Для их данных Оператор - оператор персональных данных. Основание - согласие пользователя; без согласия доступ к Сервису не открывается.
2.2. Люди, чьи данные есть в документах, вопросах и ответах комнат. Оператор не участвует в работе комнат и в сделках. Комнату открывает организация по договору с Оператором (далее - Клиент). Клиент решает, какие документы загрузить, кому их показать и какие права дать, отвечает за содержание документов и за данные в них как их оператор. Оператор обрабатывает такие данные только по поручению Клиента (152-ФЗ, статья 6 часть 3): хранит их, проверяет файлы антивирусом, готовит страницы для просмотра и показывает участникам комнаты в пределах прав, которые задают администраторы комнаты; в своих целях их не использует. Администраторы платформы Оператора открывают содержимое комнаты только при необходимости: по просьбе Клиента, для поддержки или по требованию закона. Вопросы о таких данных нужно направлять Клиенту; Оператор помогает Клиенту ответить.
2.3. Люди, которые пишут Оператору на email, не будучи пользователями: их email, имя и текст обращения.
3. Цели, данные, основания и сроки
3.1. Учётная запись и вход
Данные: email; фамилия, имя, отчество; язык интерфейса; хэш пароля (сам пароль не хранится); секрет приложения для одноразовых кодов; время последнего входа и число неудачных попыток входа подряд; технические данные сессии.
Основание: согласие пользователя (152-ФЗ, статья 6 часть 1 пункт 1).
Срок: до отзыва согласия или удаления учётной записи. Сессия заканчивается через 15 минут без действий и не позже чем через 8 часов после входа.
3.2. Работа в комнатах
Данные: участие в комнатах, роль и группа; организация, должность, телефон (если пользователь их указал); вопросы и ответы, автор которых - пользователь; кто и когда загрузил документ.
Основание: согласие пользователя; для данных в самих документах - поручение Клиента (раздел 2.2).
Срок: пока существует комната, и 30 дней после её удаления. После удаления учётной записи вопросы, ответы и документы остаются в комнате без указания автора.
3.3. Журнал действий и водяной знак
Данные: в журнале - вид действия, дата и время, комната, документ, IP-адрес и сведения о браузере; в водяном знаке на страницах документов - имя и фамилия, email, дата и время, IP-адрес. Водяной знак ставится в момент показа, печати или скачивания и отдельно не хранится.
Основания: журнал - обязанность Оператора обеспечивать «регистрацию и учет всех действий, совершаемых с персональными данными» в информационной системе (152-ФЗ, статья 19 часть 2 пункт 8; статья 6 часть 1 пункт 2), поэтому журнал хранится и после отзыва согласия (статья 9 часть 2); водяной знак - согласие пользователя.
Срок: журнал комнаты - пока существует комната, и 30 дней после её удаления; журнал входов и действий вне комнат - до удаления учётной записи. Когда данные человека уничтожаются, его данные в журнале стираются, а запись о событии остаётся без них.
3.4. Письма
Данные: email, имя, название комнаты, ссылки в письме.
Основания: согласие пользователя; для приглашения до первого входа - поручение Клиента, который указал email человека (152-ФЗ, статья 6 часть 3).
Срок: очередь писем хранит письмо 7 дней после отправки. Ссылки в письмах действуют ограниченное время: приглашение - 24 часа, сброс пароля - 60 минут.
3.5. Поддержка
Данные: email, имя, тема и текст обращения, переписка.
Основания: согласие пользователя; для людей без учётной записи - согласие, выраженное отправкой письма Оператору (152-ФЗ, статья 9 часть 1: согласие можно дать в любой форме, которая позволяет подтвердить его получение).
Срок: пока это нужно для ответа и разбора обращения, но не дольше 3 лет (общий срок исковой давности, статья 196 Гражданского кодекса РФ).
3.6. Запросы о персональных данных и уничтожение
Данные: email и имя человека, суть запроса, акт об уничтожении данных и выгрузка из журнала.
Основание: обязанности Оператора по 152-ФЗ (статья 6 часть 1 пункт 2; статьи 14, 20, 21).
Срок: акт и выгрузка хранятся 3 года (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, пункт 8), затем удаляются автоматически.
3.7. Архивы для скачивания
Пакеты документов и офлайн-копии, которые Сервис собирает по запросу пользователя, хранятся 7 дней.
3.8. Подтверждение номера мобильного телефона
Данные: номер мобильного телефона, дата и способ его подтверждения (код в SMS или подтверждение через оператора связи; для зарубежного номера, если SMS на него не доставлено, - код на email); сведения об отправке кодов: время, номер, ответ сервиса рассылки. Сам код хранится только в виде необратимого хэша.
Цель: подтвердить номер при регистрации, как требует статья 8 часть 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Номер подтверждается один раз и не используется для входа и рассылок.
Основание: согласие пользователя (152-ФЗ, статья 6 часть 1 пункт 1).
Срок: номер - до отзыва согласия или удаления учётной записи; сведения об отправке кодов - 7 дней после отправки, как письма.
4. Что Оператор делает с данными
4.1. Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение. Обработка автоматизированная.
4.2. Оператор не принимает решений, которые порождают юридические последствия для человека, только на основании автоматизированной обработки (152-ФЗ, статья 16).
4.3. Оператор не продаёт данные, не передаёт их для рекламы и не распространяет неограниченному кругу лиц.
5. Кому данные передаются
- администраторам комнаты и Клиенту - данные профиля и журнала по их комнате;
- другим участникам комнаты - в пределах работы в ней (например, автора вопроса видит его группа);
- администраторам платформы Оператора;
- лицам, которым Оператор поручает обработку по договору (152-ФЗ, статья 6 часть 3): хостинг, хранение резервных копий, отправка писем, отправка SMS с кодами подтверждения, почтовый ящик поддержки - сведения будут добавлены в ближайшее время;
- государственным органам - в случаях, предусмотренных законом.
6. Где хранятся данные
6.1. Серверы Сервиса, база данных и файлы находятся в дата-центрах Selectel в Санкт-Петербурге, резервные копии - в дата-центрах MWS в Москве. Все базы данных с персональными данными - в России (152-ФЗ, статья 18 часть 5).
6.2. Резервные копии зашифрованы. Удалённые данные остаются в копиях базы данных не дольше 37 дней, удалённые файлы - не дольше 30 дней, затем исчезают и из копий.
6.3. Оператор сам не передаёт персональные данные иностранным органам, лицам и организациям. Если Клиент приглашает в комнату людей, которые находятся за рубежом, они видят документы и данные участников комнаты в пределах прав, которые задают администраторы комнаты. SMS с кодом подтверждения на зарубежный номер доставляет оператор связи страны этого номера. Когда закон требует уведомить Роскомнадзор о трансграничной передаче (152-ФЗ, статья 12), Оператор это делает.
7. Права человека
7.1. Человек вправе (152-ФЗ, статьи 14, 17, 20, 21):
- получить сведения об обработке своих данных: подтверждение обработки, правовые основания, цели и способы, сроки, сведения об Операторе и о тех, кому поручена обработка, сами данные;
- потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, неточные, устаревшие, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
- отозвать согласие на обработку (tablinum.ru/consent); после отзыва доступ к Сервису закрывается;
- потребовать прекратить обработку;
- обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд, требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда (152-ФЗ, статья 17).
7.2. Запрос направляется на support@tablinum.ru или письмом по адресу Оператора. Какие сведения должны быть в запросе, перечисляет 152-ФЗ, статья 14 часть 3: номер документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и кем выдан; сведения об участии в отношениях с Оператором (например, email учётной записи и название комнаты); подпись. Запрос можно направить и электронным документом, подписанным электронной подписью.
7.3. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней, если Оператор сообщит причину (152-ФЗ, статья 14 часть 3).
8. Если вас пригласили
Если администратор комнаты пригласил вас в Сервис, Оператор получил ваши данные не от вас. Поэтому сообщаем (152-ФЗ, статья 18 часть 3):
- оператор: сведения будут добавлены в ближайшее время, адрес: сведения будут добавлены в ближайшее время;
- цель: пригласить вас в комнату и дать доступ к ней; правовое основание - поручение Клиента, который открыл комнату и указал ваш email (152-ФЗ, статья 6 часть 3); при первом входе вы сами решаете, давать ли согласие на обработку данных;
- данные: email, комната, роль и группа в ней;
- кто их увидит: администраторы комнаты, администраторы платформы Оператора и сервис отправки писем;
- ваши права - в разделе 7;
- источник: администратор комнаты, который указал ваш email в приглашении.
9. Как Оператор защищает данные
- вход только с паролем и одноразовым кодом из приложения (2FA); после 5 неверных попыток подряд вход закрывается на 15 минут;
- пароли хранятся только в виде хэша Argon2id;
- сайт работает только по защищённому соединению (HTTPS);
- права доступа по группам вплоть до отдельного документа; всё новое по умолчанию скрыто;
- водяные знаки на страницах документов; журнал действий с цепочкой хэшей, которая показывает незаметные изменения;
- проверка типа загружаемых файлов и проверка антивирусом;
- сессии заканчиваются по времени; формы защищены от подделки запросов с других сайтов;
- зашифрованные резервные копии в дата-центрах MWS в Москве, отдельно от основных серверов в Санкт-Петербурге;
- доступ работников Оператора к данным - только по служебной необходимости.
10. Файлы cookie
Сервис использует только необходимые cookie: сессии (вход), выбранного языка и состояния бокового меню. Cookie для рекламы и аналитики и сторонние счётчики Сервис не использует.
11. Изменение политики
Оператор может изменить политику. Новая редакция публикуется на этой странице с датой и действует с момента публикации, если в ней не сказано иное; при следующем входе пользователь подтверждает, что прочитал её. Предыдущие редакции Оператор хранит и выдаёт по запросу.